Hướng dẫn sử dụng chương trình tính chiết khấu bán hàng Agrifeed

Cách đồng bộ danh mục chung (masterList) vào file tính chiết khấu

Video hướng dẫn cách đồng bộ tự động danh mục khách hàng và vật tư từ file Master List vào bảng tổng hợp doanh thu để khắc phục lỗi “Not Available” khi dùng hàm VLOOKUP. Thay vì copy-paste thủ công, người dùng cần:

1. Đảm bảo file Master List đã được chọn đúng trong cấu hình.
2. Đóng file Master List trước khi đồng bộ (tránh lỗi truy cập).
3. Chọn chức năng “Đồng bộ danh mục” từ menu hoặc dùng Refresh trong Excel.

Cách bổ sung thêm danh mục sản phẩm, khách hàng vào file masterlist tự động

Video hướng dẫn cách cập nhật nhanh danh mục khách hàng và danh mục sản phẩm trong hệ thống bằng file Masterlist, giúp tránh trùng mã và tiết kiệm thời gian. Thay vì nhập thủ công từng file, người dùng chỉ cần:

• Mở file Masterlist → chọn sheet Customer hoặc Good → chọn file dữ liệu tháng mới (ví dụ: tháng 2/2026) → nhấn Query để hệ thống tự động phát hiện mã mới.
• Copy các mã mới → dán vào cuối danh mục tương ứng.
• Lưu ý: Hệ thống chỉ phát hiện mã, còn thông tin chi tiết (địa chỉ, thuộc tính...) phải nhập thủ công hoặc dùng hàm Excel như VLOOKUP, XLOOKUP để bổ sung.

Đây là tính năng quan trọng giúp đồng bộ dữ liệu giữa các phân hệ, đặc biệt khi có phát sinh khách hàng hoặc sản phẩm mới.

Cách cập nhật số liệu bán hàng vào file tính chiết khấu:

Video hướng dẫn cách cập nhật số liệu bán hàng vào chương trình, gồm các bước chính:

1. Lưu file số liệu xuất từ phần mềm kế toán vào một thư mục cụ thể trên máy tính (ví dụ: thư mục "sale").

2. Mở chương trình và chọn file nguồn tại ô tương ứng, trỏ đến thư mục vừa lưu.

3. Xử lý lỗi mật khẩu (nếu có): Nếu file xuất ra có đặt mật khẩu, chương trình sẽ báo lỗi định dạng. Cách khắc phục là:

   • Mở file, dùng F12 để lưu lại (Save As)
   • Vào phần Options, xóa mật khẩu
   • Ghi đè lên file cũ

4. Nhấn chức năng Truy vấn để chương trình tổng hợp dữ liệu.

⚠️ Nếu xuất hiện lỗi #NAME, đó là do có mã khách hàng mới chưa được cập nhật — nội dung này sẽ được hướng dẫn trong video khác.

Tóm lại, quy trình chỉ gồm 2 bước cơ bản: chọn file nguồn → nhấn truy vấn.

Cách khai báo chiết khấu doanh số chung

Video hướng dẫn cách khai báo và tính chiết khấu doanh số chung trong hệ thống, với 2 chính sách:

1. Chiết khấu theo bậc thang dựa trên tổng doanh số (không phân biệt mặt hàng), ví dụ:

   • Dưới 20 tấn: 0%
   • Từ 20 đến dưới 50 tấn: 0.5%
   • Từ 50 tấn trở lên: 1%

2. Chiết khấu cố định cho một số đại lý lớn (ví dụ: 1% cho khách hàng A, B, C).

Cần khai báo 2 dòng riêng biệt trong bảng tính chiết khấu, dùng hàm SUM(sale) để tính cơ sở, và dùng điều kiện WHERE customer NOT IN (...) để loại trừ các khách hàng áp dụng chính sách riêng. Cuối cùng, cần chọn cả 2 dòng để chạy đồng thời đảm bảo tính đầy đủ.

Cách khai báo chiết khấu khu vực

Video hướng dẫn cách thiết lập và tính toán chiết khấu khu vực trong hệ thống Excel, bao gồm:

1. Khai báo chiết khấu theo khách hàng: Trong file Masterlist, thêm thông tin chiết khấu (ví dụ: 200đ/kg) vào cột Customer Property bằng từ khóa “chiết khấu khu vực”, có thể khác nhau cho từng khách hàng.
2. Đồng bộ dữ liệu: Sau khi lưu file Masterlist, mở file Discount và dùng chức năng Refresh Data để cập nhật chiết khấu tự động vào danh sách khách hàng.
3. Trích xuất và tính toán: Dùng hàm Extract Text để tách giá chiết khấu từ cột Customer Property sang cột mới, sau đó dùng tab Discount Calculation để chạy truy vấn tổng hợp hoặc chi tiết theo mặt hàng/khách hàng.
4. Tùy chỉnh điều kiện: Có thể loại trừ mặt hàng không áp dụng chiết khấu (ví dụ: mã AGSF25) bằng điều kiện WHERE trong truy vấn để đảm bảo tính chính xác.

Video nhấn mạnh tính linh hoạt và tự động hóa, giúp tránh nhập liệu trùng lặp và dễ dàng điều chỉnh theo nhu cầu báo cáo.

Cách khai báo chiết khấu độc quyền

Video hướng dẫn cách tính chiết khấu độc quyền năm trong hệ thống quản lý bán hàng, với giả định mỗi khách hàng có mức chiết khấu riêng. Nội dung chính bao gồm:

1. Khai báo mức chiết khấu cho từng khách hàng:

   • Dùng file Masterlist để thêm thuộc tính "chiết khấu độc quyền" cho từng khách hàng (ví dụ: 130 đồng/kg cho Bế Văn Ly, 160 đồng/kg cho Hoàng Văn Tiến).
   • Cập nhật và đồng bộ dữ liệu vào bảng tính.

2. Tạo cột chiết khấu độc quyền trong dữ liệu bán hàng:

   • Sử dụng hàm EXTRACT để tách giá trị chiết khấu từ dữ liệu danh mục khách hàng.
   • Tạo cột mới trong Sale Data để hiển thị mức chiết khấu riêng theo từng khách hàng.

3. Cấu hình câu lệnh SQL để tính chiết khấu:

   • Thay vì dùng mức chiết khấu cố định, dùng giá trị từ cột chiết khấu độc quyền trong dữ liệu bán hàng.
   • Áp dụng điều kiện WHERE để chỉ tính cho các khách hàng được chọn.
   • Có thể thêm khách hàng mới, nhưng cần cập nhật mức chiết khấu trong Masterlist để tránh tính bằng 0.

4. Tính chiết khấu chi tiết theo mặt hàng hoặc tổng theo nhóm:

   • Tính chi tiết: mỗi mặt hàng được tính chiết khấu riêng theo mức giá.
   • Tính tổng: nhóm theo mặt hàng và dùng GROUP BY để tổng hợp chiết khấu.

5. Lưu ý quan trọng:

   • Không dùng GROUP BY khi tính chi tiết theo từng dòng.
   • Chỉ chọn một trong hai cách tính (chi tiết hoặc tổng), không dùng cả hai cùng lúc.

Video nhấn mạnh tính linh hoạt và tự động hóa trong quản lý chiết khấu độc quyền, phù hợp với doanh nghiệp có nhiều khách hàng với chính sách chiết khấu khác nhau.